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文書受付関係

2021年03月24日

普段空いているTVに週予定を表示

文書ソフトで週予定を印刷していますが、普段使われていないTVに近くのPCをつないで週行事を表示してみました。マウスもUSBを延長して大画面でみながら出張命令簿や鑑を作成できるようになっています。週予定の件名をクリックして出張ボタンをクリックすると作成画面が立ち上がって氏名をリストで選んで直帰か直行か自家用車かバスかなどすべてマウスで操作。あとは印刷ボタンをクリックして命令簿が印刷され、その際に旅費請求書もついでに作成しています。鑑も同じく件名えらんで発送ボタンをクリック。発送者名をリストで選んで後は印刷ボタンをクリックするだけで終了。

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2017年04月12日

今年もあの季節になってきました

教科書システムに関数をコピーして名簿の入力を簡単にする手順をまとめて見ました。教科書担当になった先生方トライしてみてください。
エクセルファイル等あるのでホームページの方で公開しています。
学校事務のための文書整理アイディア
www.geocities.jp/tanashiki/

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文書受付関係

2016年02月17日

文書受付の工夫便利なエクセルの設定その2

この図だけではわかりませんがエクセルのちょっとした工夫です。
ファイルーオプションー文章校正ーオートコレクトのオプションを開いて修正文字列に " ji "を入力。修正後の文字列に " 事務連絡 "を入力でOKをクリック。
これでセルに ji と入れるだけで勝手に事務連絡に置き換えてくれます。文書番号を入力するためにエクセルでの入力時に日本語入力をオフにしていてもOKです。
以後エクセルの入力全てに適応されるので注意する必要が有りますが便利です。あと自分は ”平成” の打ち間違いの "兵士絵" も ”平成”に修正する様にしています。

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文書受付関係

2016年02月14日

文書受付の工夫便利なエクセルの設定

いつも使っているエクセルの画面です。CtrlとF1 でジャマなリボンを隠しています。なにかあると、再度 Ctrl と F1 で表示することが出来るので便利だったんですがもっといいもの見つけました。

”クイックアクセスツールバーのユーザー設定”です。
以前はセルのリターンで右と下に移動するマクロを設定していただけでしたが、何気にどれだけ設定できるか試してみたら結構な数設定出来ました。余りずらっと並べると気持ち悪い感じがしたのでフォントの拡大縮小とそのほか選んで配置しています。

こんな感じ。エクセルだけでなくワードやパワーポイントでも設定できるので興味ある方は試してみてください。

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文書受付関係

2015年10月13日

受付する時の工夫おまけ

今のノートはテンキーあるタイプが多いんですが外付けキーボードだと快適です。自分はローマ字入力なので英語キーボードをわざわざ使用しています。日本語キーボードよりすっきりしているので良いです。

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文書受付関係

2015年10月13日

受付するときの工夫その2

受付するときの工夫その2です。図は実際の配置イメージです。バックは白紙で目隠ししてます.....。
去年あたりからメールでの文書送付が多くなっているのでノートPCに古い液晶ディスプレイをつなげて2画面で文書受付しています。メール件名や添付のpdfから受付簿にコピペがしやすくなります。また、意外とノートPCは占有面積多いので、机の右奥や左奥に置くことになりますが、そうすると手を伸ばす状態で前のめりになってかなり首肩に負担がかかります。その対策で机の正面奥に100均のワイヤー食器棚(？)を２つ固定してその上にノートを設置して視線が上になるようにし、外付けキーボードで腕が伸びないようにしました。受付文書が大量にある時などはワイヤ棚の下にキーボードを収納するとバインダーを手前に広げるスペースもできるのでおススメです。

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文書受付関係

2015年10月05日

受付するときの工夫

100均の木箱にちょっとした工作をして仕切りを入れて受付に必要なモノ入れにしています。左から日付ゴム印、受付印(角印)、ナンバリング印、スティックのり、受付印(丸印)が入っています。

日付ゴム印とナンバリングを使うと手書きしなくてすみます。

封筒は真ん中のペーパーナイフ(100均)で開封しています。その上の派手なムラサキのローラーカッターはペーパーナイフが使えないときに重宝しています。これも100均。下の印鑑ケースは次々押せるタイプです。3代目です。

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棚式文書整理

2015年08月31日

ちょっとした改善について

分類番号の記入は慣れないと文書受付に時間がかかってしまいます。そこで、それ以外の部分で効率化を図ります。見にくいのですが、図にあるように受付印を押したら年月日を回転ゴム印で押すようにします。画像は古いものなのでゴム印と年月日が重なってます。現在では受付印に年月日がある場合は削ってしまってます。受付番号も記入せずにナンバリング印でガッチャンガッチャン景気良く押していきます。これだけでもかなり負担が減ります。自分はこれプラス座らずに立ったままこの作業を行います。文書をバインダーに挟む時点から立って作業しているので20分くらい立ち作業になりますが、その方が自分は効率良くできます。

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